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内容証明(ないようしょうめい)とは、郵便物の文書の内容を証明する特殊取扱のことである。内容証明の特殊取扱とする郵便物は、同時に書留の特殊取扱としなければならない。

◆ 概要

内容証明は郵便物の差出日付、差出人、宛先、文書の内容を、特殊会社である郵便事業株式会社(通称: 日本郵便)が謄本により証明する制度である。

従来は、郵便職員はすべて公務員だったので、認証にあたることができたが、郵政民営化にともない民間会社員となったため、現在は、郵便事業株式会社の会社員の中から総務大臣が任命する「郵便認証司」が認証することとなる。

同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および、配達日付の確認が可能である。内容証明を用いるような郵便物は、法的紛争もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明とすることが一般的である。

内容証明は必ず一般書留扱いとしなければならない。同時に利用できるオプションサービスは、速達、本人限定、引受時刻証明、配達証明、配達日指定、代金引換。

また、電子内容証明を除けば、日本郵便が配達を行う事業所のある郵便局および、日本郵便が指定する一部の郵便局の窓口で差し出さなければならない。ゆうパックを内容証明の対象とすることはできない。

◆様式

◇紙による場合

紙様式による内容証明の様式は、以下のとおりである。内国郵便約款の規定による。なお、内国郵便約款は廃止された郵便規則に代わるものである。

・用紙は自由。内容証明用の原稿用紙を利用すれば後述する文字数制限を使う必要はない。ただし、日本郵便での文書の保存期間は5年となるため、感熱紙は使用できない。公文書にA4判が採用されてからはA4判で書くことが標準的となった。

・筆記具は自由。ただし、手書きでの作成の場合はインクの出る筆記具を用いるのが通常である。パソコンやワープロの使用も可能である。実務上はパソコンやワープロにより、裁判文書と同様に12ポイントで作成することが多い。正本および謄本合わせて1枚あたり3通となる文書は、手書きでの作成の場合はコピー、カーボン紙の利用などで謄写するのが一般的である。

・内容証明では、使用可能な文字が限定される。

  ・ひらがな・カタカナ

  ・漢字

  ・数字(算用数字・漢数字)

  ・句読点、かっこ、記号。記号は、一般的なものに限る。

  ・英字(アルファベット)は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できる。たとえば、JRは「ジェイアール」と書いても誤りではなく認められるが、「JR」と書くことも認められる。

・内容証明は、日本語でのみ作成可能である。

・内容証明の形式は自由でいいが、同時に提出しなければならない謄本2通には以下のような制限事項がある。

  ・表裏合わせてで1枚520字以内。1枚の表に520字を書いた場合、その裏に一文字でも何かを書くことは許されない。以下における1枚あたりの行数も同じ。

  ・横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的であるが、以下の様式もある。

    ・縦書き1行20字以内、1枚26行以内。

    ・横書き1行13字以内、1枚40行以内。

    ・横書き1行26字以内、1枚20行以内。

  ・句読点や記号を1個1字と計算する。記号は一般的な記号に限る。単位を表す記号などは通常認められるが、カタカナで「パーセント」「キログラム」などと書く方が確実である。句読点については、文末文頭にあるものも1字と数える。このため、手書きの場合は文頭に句読点が来ることもある。パソコンやワープロで文書を作成する場合、禁則処理を外すか、もしくは1行の文字数を規定よりも1文字減らした設定(1行を20字にして書こうとしている場合は、1行を19字に設定するということ)で文書を作成する必要がある。

  ・パソコンやワープロを用いる場合、半角文字についても1字と計算する。

  ・かっこについては、対応する一対のかっこを1字と考える。つまり()で1字である。また、(1)というような数字については、序列を表す記号であるため1字と数える。もっとも、かっことみられるのを避けるのであれば、避けるのが賢明である。

  ・後述する字の訂正や挿入部分は字数に数えない。

  ・行の追加挿入は認められない。

  ・なお、横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的である。

・内容証明が複数頁にわたる場合、綴じたもののつなぎ目に契印を押す。文書自体に押印があるときは、その押印と同じ印章で押印をするのが普通。

・字句を訂正する場合は、まず、訂正する個所を二本線で消す。訂正前の字句がわからなければならないので、塗りつぶすことは許されない。そして訂正後の字句を書き、「○字削除」「○字加入」などのように、どこを何字訂正したのかがわかるように欄外または末尾余白に記して、押印する。末尾余白に記入する場合は、指定箇所を『何行目』というように指定する必要がある。念のために差出時には印章を持参するのが良い。

・郵便に付するときに、正本1通と謄本2通を作成する必要がある。正本は送達され、謄本の1通は日本郵便が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却される。ここが、内容証明としての意味を有するポイントである。

・なお、内容証明で証明するのはあくまでも文書の存在であり、内容の真偽までは証明されないので注意を要する。

・文書以外の資料等を同封することは認められない。内容証明では文書の存在そのものが証明され、それ以外の物を同封することが認められないのである。

◇電子内容証明

内容証明郵便と類似の制度として、電子内容証明サービスが存在する。Microsoft Wordもしくはジャストシステムの一太郎がインストールされているインターネット環境を有するパソコンがあれば利用できる。紙による文書よりも準備する物が少なく、規則が少ない。詳しくは[外部リンク] 電子内容証明サービス(日本郵便)を参照。

◆関連項目

・郵便

◆外部リンク

・[外部リンク] 内容証明のQ&A(日本郵便)

・[外部リンク] 内容証明取扱郵便局(郵便局会社)

・[外部リンク] 内容証明書用紙 フリーソフト版(Vector)

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